Voici des techniques pratiques et faciles à appliquer qui vous aideront. Une fois l’étape initiale et analytique terminée, les techniques décrites ici sont simples et peuvent être appliquées quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement, comme une routine.
Semaine de préparation à la gestion du temps
La première étape est celle qui prend le plus de temps : l’analyse de votre situation actuelle.
Pour déterminer dans quel état se trouve votre gestion du temps en ce moment, vous devrez effectuer au moins une semaine, voire deux, de préparation.
Vous devrez également noter toutes les activités qui se déroulent sur une base mensuelle, comme les réunions d’équipe ou les examens de performance budgétaire.
Enregistrez vos activités
Pendant une semaine au moins, vous devrez tenir un registre, un journal ou un carnet détaillé des activités auxquelles vous participez et du temps que vous consacrez à chacune d’elles. Soyez aussi détaillé que possible, afin de pouvoir analyser vos activités en profondeur.
Les experts en gestion du temps recommandent de diviser votre journée en périodes d’au moins 15 minutes et, pour les périodes très chargées, en périodes encore plus petites de 5 ou 10 minutes.
Par exemple, pour les 30 premières minutes après avoir commencé à travailler le matin, ne vous contentez pas d’écrire 8 h 30 à 9 h. Vous avez commencé à travailler, ouvert des courriels, parlé à des collègues, vous devez diviser cette période en au moins trois périodes de 10 minutes.
Si vous avez choisi une semaine inhabituelle, par exemple lorsque vous êtes absent de la routine habituelle, en stage de formation, complétez le journal pour les jours manquants, la semaine suivante.
Soyez discipliné à ce sujet
Utilisez un carnet, un agenda ou préparez une feuille de temps sur papier ou sur ordinateur pour chaque jour. Emportez-la partout avec vous ou, à tout le moins, remplissez-la chaque fois que vous retournez dans votre espace de travail personnel.
Si cela peut vous aider, obtenez le soutien de vos collègues et demandez-leur de vous rappeler que vous devez enregistrer vos activités avec diligence.
Analysez votre activité
A la fin de cette période, vous devrez analyser soigneusement ces enregistrements. L’objectif principal est d’identifier les activités et les événements négatifs.
Il s’agit notamment des activités auxquelles vous ne devriez pas participer ou que vous pourriez déléguer, des activités auxquelles vous consacrez trop de temps, des activités improductives et des événements perturbateurs ou improductifs.
Certaines des activités que vous identifierez ici seront uniques à votre situation. Mais d’autres seront communes à la plupart des professionnels, comme le fait d’être interrompu de manière inappropriée par des collègues, par des appels téléphoniques destinés à d’autres personnes.
Ou peut être par la participation à des réunions qui ne vous concernent pas, par la navigation sur Internet, par la concentration sur des tâches de faible priorité au lieu de tâches plus importantes, mais plus difficiles.
Cependant, il est également important d’identifier les activités et les événements positifs, afin de déterminer dans quelle mesure le temps que vous leur consacrez actuellement est approprié.
Il peut s’agir, par exemple, du temps que vous consacrez au soutien ou à l’encadrement des membres de votre équipe, du temps que vous consacrez à l’établissement et au maintien de relations avec les autres ou du temps que vous consacrez à la résolution des problèmes de gestion de la qualité.
Avec une image claire de la façon dont vous passez votre temps, vous pouvez alors passer à l’étape suivante.
Discutez avec les parties prenantes
Il s’agit des collègues, des équipes, des responsables, peut-être des fournisseurs, peut-être des clients, qui ont un intérêt légitime dans la façon dont vous travaillez et qui seront affectés par les changements que vous allez apporter. Vous devrez peut-être aussi organiser une discussion avec les personnes clés, avant de prendre les mesures suivantes.
Dressez la liste de vos responsabilités
Indépendamment de l’activité d’enregistrement, vous devez prendre le temps de revoir votre description de poste, vous-même si elle est actuelle et à jour, avec votre supérieur hiérarchique si elle a besoin d’une révision formelle.
L’objectif est de clarifier votre rôle et vos responsabilités officielles. Il arrive souvent qu’en raison d’une mauvaise gestion du temps et des problèmes qui en découlent, on laisse le rôle et les responsabilités dériver, au point que l’individu n’exerce pas les activités pour lesquelles il est prévu.
Il est essentiel d’avoir une idée claire de ce que sont réellement le rôle et les responsabilités pour établir une base solide sur laquelle vous pourrez planifier votre nouvelle approche de la gestion de votre temps.
Dressez la liste de vos objectifs
Il s’agit d’une autre partie essentielle de la construction de cette base en tant que professionnel, gestionnaire ou spécialiste, vous aurez des objectifs au niveau de l’entreprise et au niveau opérationnel auxquels votre activité est censée contribuer et aider à atteindre.
Parallèlement, vous aurez des objectifs personnels de performance et de développement personnel que vous devrez atteindre.
L’identification et l’examen de ces objectifs vous permettront de les clarifier et de les prendre en considération lorsque vous planifierez les changements que vous effectuerez.
Éliminez ou réduisez les activités inutiles
Avec les informations que vous avez recueillies et examinées, il est maintenant temps de passer à l’action.
En termes simples, il s’agit d’identifier les activités, les événements et les périodes de temps qui ne vous permettent pas de remplir votre rôle et vos responsabilités. Les activités qui ne vous aident pas à contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise, des objectifs opérationnels et de vos objectifs personnels.
Dans vos plans d’action et vos listes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles (dont nous parlerons plus loin), vous pouvez vous assurer que vous ne continuez pas à perdre du temps et des efforts dans ces activités négatives et improductives.
Hiérarchisez vos activités
Vous devrez peut-être discuter avec votre équipe et/ou votre supérieur hiérarchique, éventuellement avec des fournisseurs et des clients internes ou externes, pour clarifier et confirmer vos priorités.
Cela peut être l’occasion de discuter de la manière dont vous pourriez déléguer certaines tâches à d’autres, peut-être simplement parce que vous ne devriez pas les faire, ou peut-être comme activité de développement pour aider un membre de l’équipe à acquérir de nouvelles compétences.
L’objectif est d’avoir une idée claire des tâches et événements de haute, moyenne et faible priorité. Vous pouvez ensuite déterminer un moment approprié de la journée, de la semaine ou du mois pour y travailler, ainsi qu’une période de temps appropriée qui vous permettra de les mener à bien.
Préparez des listes d’actions
Parfois appelées listes de choses à faire. Il s’agit d’une activité relativement simple, qui consiste à examiner les tâches et les événements du jour, de la semaine et du mois à venir, et à dresser la liste des activités que vous avez l’intention de mener à bien, ainsi que le moment et la durée de votre travail.
Vous devrez, bien sûr, vérifier en permanence que ces activités correspondent à votre rôle, à vos responsabilités et à vos objectifs.
Commencez chaque nouveau jour
En réalité, cela peut signifier agir à la fin de la journée précédente, votre dernière tâche de la journée étant de planifier vos activités spécifiques, peut-être sous la forme d’une simple liste d’actions ou de tâches à accomplir, avec des temps, peut-être sous la forme d’une liste de priorités, que vous avez l’intention de réaliser le jour suivant.
Ainsi, en commençant à travailler le lendemain, vous aurez un plan d’action qui vous attendra. Au fur et à mesure que la journée avance, vous devriez examiner vos progrès à intervalles réguliers, et faire des ajustements si nécessaire.
Puis, à la fin de la journée, établissez le plan d’action, la liste, pour le jour suivant.
Prévoyez des temps de pause
Ne tombez pas dans le piège d’essayer de travailler en continu, toute la journée sans vous arrêter, de travailler pendant toutes vos pauses, et pire, de ne pas prendre de pause déjeuner.
Des preuves irréfutables montrent que nous avons besoin de faire des pauses, et que sans elles, nos performances se détériorent de façon spectaculaire au fur et à mesure que nous nous en privons.
Vous devriez prendre au moins une courte pause en milieu de matinée, un minimum de 30 minutes à l’heure du déjeuner et une courte pause dans l’après-midi. Votre organisation doit vous encourager à prendre ces pauses, car la législation sur la santé et la sécurité au travail l’exige.
Commencez chaque nouvelle semaine
Essayez d’adopter la même approche que pour la planification quotidienne.
À la fin du dernier jour de votre semaine de travail, établissez un plan d’action pour la semaine suivante, ou au moins pour le premier jour en détail et le reste de la semaine dans les grandes lignes.
Commencer chaque nouveau mois : là encore, adoptez la même approche que pour la planification hebdomadaire. Au cours de la dernière semaine du calendrier du mois budgétaire, préparez votre plan d’action pour le mois suivant.
Planification stratégique
Parallèlement à la planification quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, vous devez également disposer d’un plan de fond axé sur les objectifs à moyen et long terme.
Il peut s’agir d’objectifs de performance sur le lieu de travail, tels que les résultats financiers de fin d’année, mais aussi d’objectifs moins stricts, mais tout aussi importants, tels que le développement des individus et des équipes (sans oublier vos propres objectifs de développement personnel).
Ils peuvent également inclure des objectifs tels que l’amélioration des conditions de travail ou des relations, par exemple entre les départements ou avec les fournisseurs. Ces plans à long terme doivent être consultés et les progrès réalisés doivent être examinés au moins une fois par mois.
Suivez ses étapes pour éviter de rencontrer à nouveau des difficultés
Sans une approche structurée de la gestion de votre temps, il est inévitable que vous rencontriez des difficultés, que vous manquiez des échéances importantes.
Que vous n’accordiez pas suffisamment d’attention à votre carrière et à votre développement personnel, que vous ne répondiez pas pleinement aux besoins des membres de votre équipe, que vous laissiez les autres vous dicter comment passer votre temps au travail.
Le résultat est que le travail deviendra un fardeau et que vos performances se détérioreront. En outre, les autres le remarqueront et vos performances seront jugées négativement.
En suivant les étapes simples et pratiques décrites ici, vous prendrez le contrôle du temps que vous passez au travail et des activités que vous menez.
Une fois que vous aurez appliqué ces techniques de manière cohérente pendant un mois ou deux, elles deviendront des habitudes, s’intégrant parfaitement à votre vie professionnelle quotidienne.
Vous constaterez que vous avez moins de conflits, moins de problèmes et que vous respectez la plupart de vos délais et objectifs.
Vous gérerez votre temps de manière efficace.
